Автоматизация бизнеса

По мере того, как современная бизнес-среда становится все более продвинутой, появляется множество задач и процессов, которые необходимо выполнить для эффективного прогресса в бизнесе. Автоматизация бизнеса подходит для организаций, которым нужны быстрые результаты, вытекающие из эффективных и оптимизированных процессов и сложных систем отслеживания информации.

На первый взгляд кажется, что автоматизация рабочих процессов является ключевой частью стратегий роста многих компаний. В конце концов, рынок автоматизации документооборота в 2019 году оценивался в 9,26 млрд долларов, а к 2023 году ожидается, что он достигнет 18,45 млрд долларов. Однако, согласно отчету аналитиков Forrester под названием «Состояние цифровой трансформации в 2019 году», до 22 процентов предприятий до сих пор не приняли это изменение. Цифровое преобразование и автоматизация бизнес процессов имеет решающее значение для совершенствования любой компании, что, в свою очередь, способствует удовлетворенности клиентов.

Проще говоря, если вы хотите увеличить число счастливых клиентов, вам нужно сосредоточиться на совершенстве процессов. Автоматизация бизнес-процессов — это простой и эффективный способ начать путь к успеху.

Что такое автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов — это использование технологии для выполнения повторяющихся задач или процессов в бизнесе, где могут быть заменена ручная работа. Это делается для минимизации затрат, повышения эффективности и оптимизации процессов. Автоматизацию бизнес-процессов не следует путать с управлением бизнес-процессами, которое представляет собой более широкую дисциплину, включающую управление сложными общеорганизационными процессами с использованием различных методологий.

Платформа автоматизации бизнес-процессов — это система или приложение, которое заменяет повторяющиеся ручные процессы автоматическими. Это позволяет пользователям автоматизировать свои задачи и действия в различных областях, интегрировав различные бизнес-системы для максимальной гибкости и простоты использования.

Примеры автоматизации бизнес-процессов

Для лучшего понимания автоматизации бизнес-процессов давайте рассмотрим несколько вариантов использования.

Привлечение сотрудников

Хотя найм сотрудников может показаться беспроблемным процессом, он включает в себя несколько важных задач. Заполнение форм информации о сотрудниках, организация вводных сессий, организация учебных занятий, настройка банковских счетов, сбор соответствующих документов и назначение наставников — вот лишь некоторые из этих действий. Без автоматизации весь процесс может стать довольно хаотичным и привести:

• К излишней бюрократии;
• потере важных задач;
• недовольству сотрудников;
• снижению производительности.

Применение автоматизации бизнес-процессов для регистрации сотрудников обеспечит плавный переход от одной задачи к другой, поддерживая в курсе соответствующих сотрудников и предоставляя информацию о состоянии процесса.

Заказы клиентов

Запросы на заказ или покупку в большинстве организаций являются повторяющимися процессами. Запрашивающая команда заполняет форму и отправляет ее в отдел закупок. Затем утверждающий орган рассматривает запрос и отклоняет его в случае, если информация неадекватна или имеются бюджетные ограничения. Затем он отправляется обратно запрашивающей команде. В случае одобрения создается заказ на поставку, а копии направляются поставщику, а также группе инвентаризации. Без автоматизации в этой области могут возникнуть следующие проблемы:

• Отсроченное одобрение ПО;
• Снижение производительности;
• Неполные записи;
• Ошибки в ПО;
• Ошибки при доставке товаров.

Автоматизация бизнес-процессов может помочь улучшить подотчетность и гибкость, а также обеспечить точную запись данных, к которой могут обращаться соответствующие заинтересованные стороны, когда это необходимо. Автоматизация также сохранит все связанное с процессом взаимодействие в рабочем процессе, чтобы упростить и ускорить выполнение задач.

Почему вы должны автоматизировать свои бизнес-процессы?

Вот несколько веских причин для автоматизации ваших бизнес-процессов.

Цифровая трансформация бизнеса

Цифровая трансформация может показаться высокой целью для организаций, которые не находятся на этом пути. Автоматизация бизнес-процессов может стать трамплином для старта непрерывных преобразований. Вы можете начать с нескольких процессов, которые явно нуждаются в коррекции, и постепенно продвигаться к более сложным процессам.

Однозначность процессов

Автоматизация требует определенной ясности в процессе прямо на стадии проектирования. Если вы не знаете, какие задачи выполняются, вы не сможете точно спроектировать и автоматизировать рабочий процесс. Кроме того, отображение процессов может обеспечить ясность для всех сотрудников, а также служить хорошим учебным ресурсом. Понимание, которое вы получите от анализа автоматизированного процесса, может четко показать вам разрыв между вашим процессом, и вашими планами.

Оптимизированные процессы

Одним из замечательных результатов системы автоматизации процессов является упрощение бизнеса. Четкая подотчетность, настраиваемые уведомления, ценные сведения и более быстрые сроки выполнения работ позволяют упростить устранение расточительных действий и сосредоточиться на улучшении задач, повышающих ценность вашей работы.

Стандартизация операций

Когда вы автоматизируете бизнес-процесс, вы каждый раз будете получать результаты единого стандарта. Стандартизация помогает позиционировать вашу организацию как надежную, что, в свою очередь, может помочь увеличить клиентскую базу.

Удовлетворенность клиентов

Удовлетворение потребностей клиентов является ключевым фактором в любом бизнесе. Сосредоточение внимания на технологическом и эксплуатационном совершенстве поможет вам с легкостью превзойти ожидания клиентов. Когда вы постоянно соблюдаете собственные стандарты, покупатели с большей вероятностью будут отдавать предпочтение вашей компании.

Какие бизнес-процессы следует автоматизировать?

Автоматизация бизнес-процессов не ограничивается несколькими функциями. Некоторые факторы, которые могут указывать на необходимость автоматизации, включают:

• Большой объем задач;
• Для выполнения задач требуется несколько человек;
• Сжатые сроки;
• Значительное влияние на другие процессы и системы;
• Необходимость соблюдения рамок инвесторов и аудита.

Если действие соответствует всем перечисленным выше критериям, весьма вероятно, что вам нужно автоматизировать бизнес-процесс. Чтобы дать вам более ясную картину, вот некоторые обычно автоматизированные процессы в организациях.

• Электронная почта и push-уведомления;
• Служба поддержки;
• Создание тематических исследований для клиентов;
• Агрегирование данных;
• Резервное копирование и восстановление;
• Заявки сотрудников;
• Закупка;
• Процессы колл-центра;
• Заказы на продажу;
• Отслеживание времени и посещаемости;
• Платежная ведомость;
• Запуск продукта.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

После того, как вы автоматизировали свои бизнес-процессы, вы можете ожидать увидеть множество преимуществ. Вы увидите повышение производительности благодаря расширенному доступу. Облачные инструменты автоматизации бизнес-процессов хранят ваши данные в центральной базе данных. Это поможет вам получить доступ к данным из любого места или устройства, когда вам это нужно.

Ваши бизнес-процессы станут намного прозрачнее. Автоматизированные процессы держат все заинтересованные стороны в курсе, повышая прозрачность. Отчеты о статусе держат каждого партнера индивидуально ответственным. Вы можете отслеживать и отслеживать процессы во время их работы, что может улучшить подотчетность и прозрачность. Возможность отслеживать процессы на ходу также поможет вам следить за ошибками, исправляя их по мере их возникновения. Отчеты о производительности помогут вам понять, что вы можете предпринять превентивные меры против повторяющихся ошибок.

В долгосрочной перспективе вы начнете замечать более быстрые сроки выполнения работ и сокращение затрат благодаря меньшему количеству ручных вмешательств. Вы также сможете улучшить распределение своей рабочей силы, поскольку приложение будет обрабатывать все повседневные задачи. Таким образом, вы можете перенаправить своих сотрудников на задачи, которые требуют человеческих усилий.

Масштабируемость. С ручным управлением очень трудно масштабировать увеличение спроса вашего бизнеса. Автоматизированные процессы делают это без особых усилий для предпринимателя. Программное обеспечение для автоматизации рабочих процессов помогает вам глубже понять ваши процессы с помощью аналитики и отчетов, что помогает принимать сложные решения.

Система автоматизации бизнес-процессов в конечном итоге позволит повысить эффективность бизнеса. Поскольку она основана на понятии непрерывного улучшения процесса, уровни эффективности будут расти. Поскольку повседневные задачи решаются с помощью автоматизации, сотрудники могут быть переназначены для выполнения работы с высокой ценностью. Благодаря более устранению расточительных методов автоматизированные процессы способствуют экономии времени и средств.

Лучшие практики в автоматизации бизнес-процессов

Простая подписка на инструмент автоматизации бизнес-процессов не гарантирует успех. Вам нужно будет тщательно и прагматично подходить к автоматизации ваших бизнес-процессов. Вот несколько советов о том, как сделать автоматизацию успешной.

1. Начните с четкого понимания того, какие задачи выполняются, кто несет ответственность и когда каждая задача должна быть выполнена.
2. Убедитесь, что у вас есть четко определенные цели при автоматизации бизнес-процесса.
3. Измерьте результаты с поэтапным подходом. Многие организации разочарованы тем, что результаты не реализуются в одночасье.
4. Инвестируйте адекватное время в обучение сотрудников и учтите период адаптации.
5. Примите долгосрочную перспективу.
6. Используйте готовые решения там, где это возможно.

Особенности поиска оптимальной системы автоматизации бизнес процессов

С ростом популярности систем программного обеспечения для бизнеса в последние годы на рынке появилось множество платформ автоматизации бизнес-процессов, каждая из которых заявляет, что предлагает пользователям непревзойденные преимущества. Но прежде чем связываться с поставщиком платформы, вы должны убедиться, что он полностью соответствует вашим потребностям.

То, что вы ищете, неизбежно будет меняться в зависимости от потребностей вашего бизнеса. Однако в качестве стандарта важно выбрать приложение, которое можно быстро и легко настроить в соответствии с существующими бизнес-процессами для максимальной эффективности и простоты использования. Более того, если вы используете другие системы, вам, безусловно, будет полезно убедиться, что ваша платформа автоматизации бизнес-процессов совместима с ними и позволяет интегрировать данные и информацию в различные типы программного обеспечения.

Вопросы, которые нужно задать, прежде чем выбрать систему автоматизации

Имея это ввиду, вот несколько ключевых вопросов, которые следует задать потенциальным поставщикам вашей платформы автоматизации бизнес-процессов:

• Каковы затраты на установку, внедрение и текущие расходы, связанные с программным обеспечением?
• Какой уровень клиентского или технического обслуживания и поддержки доступен пользователям и насколько он доступен?
• Какие функции отчетности есть у платформы, и какую аналитику я могу извлечь из нее?
• Если вы используете другое программное обеспечение для бизнеса, насколько эта система совместима с моими другими поставщиками?
• Если моя организация будет расти, будет ли система автоматизации предлагать мне надежные возможности и адаптироваться к меняющимся потребностям?

Если вы готовы поднять свой бизнес на новый уровень, хорошая система сможет предоставить вам восхитительный опыт автоматизации. Это должно быть облачное приложение без кода, для настройки которого не требуется обширная ИТ-поддержка. Наличие интуитивно понятного визуального конструктора форм и таблиц обеспечат легкость проектирования и автоматизации ваших рабочих процессов.

Начать не может быть проще, чем вы думаете. Во-первых, выберите приложения, которые наиболее актуальны и полезны для вашего бизнеса. Выбор варьируется от адаптации сотрудника до возмещения расходов. Затем, поработайте с интуитивно понятным программным обеспечением, чтобы настроить существующие формы данных для полного соответствия информации, которую ваша организация должна собрать. Затем используйте его для создания и запуска простых рабочих процессов, в которых вы можете установить сроки, разрешения и специфичные для организации шаги процесса. Наконец, проанализируйте производительность в реальном времени в приложениях на платформе систем автоматизации, чтобы выявить проблемы и блокировки в процессах, а затем проанализируйте общую производительность по ключевым показателям эффективности.

Заключение

Переход от ручного процесса к автоматизированному процессу организации бизнеса может гарантировать, что ваша организация остается на пути к непрерывному росту. Реализуйте преимущества, которые платформа автоматизации может принести вашей организации. В опросе, проведенном в 2018 году более чем 280 компаниями в России, 62 процента респондентов сообщили о трех или более неэффективных процессах, которые могут быть устранены с помощью автоматизации. Опрос показал, что менеджеры тратят не менее 8 часов в неделю в среднем на ручные задачи. Фактически, 25 процентов сообщили, что тратят 20 часов в неделю на ручные задачи по обработке данных!

В то время как изменения могут показаться пугающими для некоторых предприятий, борьба с трудоемкими и неэффективными ручными процессами только улучшит вашу организацию. Инвестирование в высококачественную платформу автоматизации бизнес-процессов может предложить вашей организации ощутимую экономию средств, более эффективные процессы с меньшим количеством ошибок и расширенные функциональные возможности отчетности.